Sempre que se menciona o controle de ponto, os mais experientes associam-no aos antigos relógios onde os funcionários inseriam um cartão para registrar o início e o término de suas jornadas de trabalho.
Com a evolução dos meios digitais, até mesmo essa forma de monitorar o início, intervalos e finalização da jornada de trabalho do colaborador passou por significativas mudanças.
Atualmente, existem softwares e programas que podem ser instalados em smartphones, tablets e computadores para registrar a entrada, saída, intervalos e horas extras dos colaboradores, contribuindo para um eficiente controle de ponto eletrônico. A integração da tecnologia é apenas um dos novos desafios do setor de Recursos Humanos.
Além dessas vantagens, trata-se de um processo mais ágil e seguro para empregadores e empregados, pois permite a geração de relatórios detalhados com todos os horários registrados pelo colaborador.
O relatório de controle de ponto oferece uma visão clara e direta sobre se o colaborador esqueceu de registrar algum dia, se cumpriu a jornada ou se realizou horas extras. Esse controle é crucial para a elaboração precisa da folha de pagamento, prevenindo incorreções e violações das leis trabalhistas.
O que poucos colaboradores sabem é que o registro de ponto é uma exigência da legislação trabalhista brasileira para empresas com mais de 20 trabalhadores.
Esse registro é extremamente importante, pois além de estar em conformidade com a legislação, permite que a empresa realize um controle mais eficaz das horas trabalhadas e gerencie o tempo de seus colaboradores.
Isso possibilita que os gestores planejem as atividades da equipe, dimensionem o tamanho dela e organizem escalas de trabalho. Um bom registro de ponto permite ainda identificar quedas na produtividade para que o gestor faça os ajustes necessários e melhore a performance. A VR oferece um ecossistema completo capaz de atender essas necessidades.
Outro ponto positivo do registro de ponto para pequenas empresas é a redução de conflitos, uma vez que as horas trabalhadas estão registradas e não geram dúvidas quanto aos valores a serem pagos.
Existem diversas maneiras de realizar essa gestão de forma automatizada, sendo ideal que sejam apresentadas ao trabalhador no processo de admissão. As principais são:
Relógio de ponto: as novas versões em nada se assemelham aos relógios antigos. Muitas empresas preferem atualmente relógios eletrônicos ou biométricos. Os colaboradores utilizam cartões magnéticos, crachás ou até mesmo a biometria para registrar o ponto. Tudo de maneira simples, rápida e eficiente.
Planilhas: acredite se quiser, mas muitas empresas ainda utilizam planilhas para que os colaboradores registrem sua presença de forma manual. Um dos principais problemas é a possibilidade de registrar horários incorretos.
Aplicativos para dispositivos pessoais: a tecnologia avançou a ponto de os colaboradores poderem baixar aplicativos em seus smartphones, notebooks ou tablets para registrar o horário.
Qual a melhor forma de controle de ponto para pequenas empresas?
Isso dependerá do porte da companhia, das preferências dos funcionários, da infraestrutura tecnológica e até mesmo do orçamento disponível.
Um bom controle de ponto para pequenas empresas envolve opções mais simples e tradicionais, como softwares e aplicativos.
Entretanto, há alternativas mais econômicas, como os relógios mecânicos (mais precisos do que os modelos manuais) e os eletrônicos (biométricos ou por cartão, como explicado anteriormente).
É importante salientar que a escolha deve considerar a conformidade do modelo de controle de ponto para pequenas empresas com a legislação trabalhista. Além disso, deve facilitar a geração de relatórios para um eficaz controle dos gestores.